Hoe een brief aan de leverancier te schrijven

Zakelijke correspondentie vereist delicatesse, vooral als het gaat om brieven aan de leverancier, omdat de reden voor het beroep niet-nakoming kan zijn, niet alleen van zijn kant, maar ook van uw organisatie.

Handleiding

1

Als dit de eerste keer is dat u contact opneemt met een leverancier om producten bij hem te bestellen, gebruikt u het standaardaanvraagformulier voor productlevering dat door die organisatie is opgesteld. Als deze verklaring niet elektronisch op de website van de organisatie wordt geplaatst, schrijf dan een brief in een vrije stijl.

2

Als u verschillende soorten producten in verschillende hoeveelheden bestelt, plaatst u een bestelling in de vorm van een tabel met de naam, het artikel, de kleur van het product, indien nodig. Noteer de betalingsverplichting voor de bestelde goederen, verstrek de leverancier de gegevens van uw organisatie, op basis van deze gegevens zal de leverancier een contract opstellen. Spreek aan het einde van de brief uw hoop uit op verdere wederzijds voordelige samenwerking.

3

Als uw brief aan de leverancier betrekking heeft op de onjuiste nakoming door hem van verplichtingen uit hoofde van het contract, niet-tijdige levering van goederen of goederen van de verkeerde kwaliteit, kwaliteit of type, gebruik dan de omzet "Met deze brief informeren wij u …", "Wij informeren u …". Vermeld duidelijk de reden waarom u de verzonden goederen niet kunt accepteren. Raadpleeg het contract of de contractaanvraag, die aangeeft hoeveel eenheden en welk soort product de leverancier u had moeten sturen. In dit geval zal de leverancier gemakkelijker zijn fout corrigeren.

4

Als uw brief betrekking heeft op de onmogelijkheid om de goederen binnen de in het contract vastgestelde termijn te betalen, stelt u de leverancier hiervan op de zachtste, maar tegelijkertijd officiële manier op de hoogte. Gebruik de omzet "Onze excuses voor de vertraging in de betaling …", "Vanwege de omstandigheden kunnen we de rekeningen niet eerder betalen …".

5

Vertel de tegenpartij precies wanneer u van plan bent de schuld aan hem te betalen en dat deze verplichting gegarandeerd zal worden vervuld door uw organisatie. Zeg aan het einde van de brief de hoop dat deze aflevering geen invloed heeft op uw langetermijnpartnerschappen.