Hoe een bedrijfsproces te beschrijven

Video: Hoe werkt je spijsvertering? | Voedingscentrum 2024, Juli-

Recentelijk heeft de business de neiging om over te stappen van functioneel naar procesmanagement, waarbij de rol van de juiste beschrijving en formalisering van bedrijfsprocessen aanzienlijk toeneemt. Pas aan het einde van deze acties kunnen we praten over het optimaliseren van bedrijfsprocessen als middel om de efficiëntie van een onderneming te vergroten.

Je zult nodig hebben

CASE-tool waarmee u het bedrijfsproces in grafische notatie kunt formaliseren.

Handleiding

De eerste is om de naam van het beschreven proces kort en nauwkeurig te formuleren, wat begrijpelijk moet zijn en de algemene essentie moet weerspiegelen van de volgorde van acties waaruit het bedrijfsproces bestaat. In plaats van bijvoorbeeld 'Een aanvraag indienen om een artikel in productie te maken en de uitvoering ervan te controleren', volstaat het om het proces 'De productie van het product bewaken' te noemen. Ten tweede is het juist om het hele beschreven proces op te splitsen in kleinere ('atomaire') taken of subprocesfuncties. de volgorde van hun implementatie. Bij een dergelijke splitsing is het beschreven proces een proces op het hoogste niveau. Het detailniveau van het proces op het hoogste niveau kan verschillen, maar het moet voldoende zijn voor begrip door het publiek dat uw beschrijving zal gebruiken.

Er zijn verschillende manieren om een bedrijfsproces te beschrijven. De meest populaire is grafisch, met behulp van diagrammen gemaakt in verschillende notaties (notatie is een reeks tekens om iets aan te geven).

De meest voorkomende notaties voor het beschrijven van bedrijfsprocessen zijn IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), etc.

Laten we als voorbeeld stilstaan bij het diagram dat wordt uitgevoerd in de BPMN-notatie (Business Process Modeling Notation) met behulp van de PowerDesigner CASE-tool (figuur 1). De belangrijkste elementen in het diagram zijn:

1. "Process" (functie) - een rechthoek afgerond op de hoeken;

2. "Overgang" - een pijl die processen verbindt;

3. "Oplossing" - een ruit met een vraag die alleen kan worden beantwoord met "Ja" of "Nee";

4. Voorwaarden - tekstuele uitdrukkingen waaronder de overgang van de ene functie naar de andere wordt uitgevoerd. Voorwaarden staan altijd tussen vierkante haken. Soms is het handig om uw diagram op te splitsen in 'Tracks': verticale of horizontale secties die de eenheden van de onderneming of werknemers aangeven die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van een specifieke functie. In dit geval moet het pictogram van deze functie binnen zijn sectie staan. Naast de vermelde elementen kan het diagram ook een lijst met gegevens bevatten die de invoer of uitvoer zijn voor het proces, evenals koppelingen naar de regels of voorschriften volgens welke deze of gene functie wordt uitgevoerd. Een voorbeeld van de beschrijving van het bedrijfsproces "Product Manufacturing Control" wordt getoond in Fig. 1. Het is gemakkelijk op te merken dat dit diagram erg lijkt op het blokschema van het algoritme om het probleem op te lossen.

Een grafische beschrijving van het proces kan ook worden aangevuld met een tekstbeschrijving van de subprocesfuncties in de vorm van een tabel met de volgende kolommen: procesnaam, eenheid (proceseigenaar), procesbeschrijving, procesuitvoering resultaat. Een voorbeeld van een dergelijke beschrijving wordt getoond in figuur 2. Als verdere optimalisatie van het beschreven bedrijfsproces wordt verwacht, kan ook een kolom aan de tabel worden toegevoegd met een beschrijving van de moeilijkheden of nadelen van de momenteel lopende subprocesfuncties.