Hoe leveringscontracten te stroomlijnen

Bedrijfsdocumentatie moet op orde worden gehouden. Zodat u gemakkelijk het juiste contract kunt vinden voor de levering van goederen onder andere handelspapieren, is het de moeite waard om er een aparte plank of map voor te maken. Maar niet alleen dat. De contracten zelf moeten ook worden gestroomlijnd.

Gebruiksaanwijzing

1

Verzamel alle contracten die u wilt rangschikken en evalueer ze. Let op hoe vaak ze worden afgesloten en met welke partners. Dit zal u helpen bij het kiezen van een manier om documenten te classificeren.

2

Als er veel partners zijn, is een manier om de contracten op de datum van sluiting te regelen geschikter. In het geval dat de contracten voor een lange periode met dezelfde bedrijven worden gesloten, kunnen ze door tegenpartijen in een aparte categorie (map) worden gegroepeerd. En in sommige gevallen is het voldoende om de overeenkomsten eenvoudig in alfabetische volgorde te rangschikken op de namen van de partnerbedrijven.

3

Welke methode u ook kiest, vergeet niet dat volumineuze mappen erg lastig zijn om te gebruiken. Bekijk de contracten en verwijder de verlopen contracten van de gemeenschappelijke stapel. Maak een aparte map voor hen. Dergelijke contracten worden meestal alleen van geval tot geval toegepast, in het dagelijkse werk zijn ze niet vereist.

4

Houd u bij het opstellen van contracten in chronologische volgorde aan de algemene principes voor het bijhouden en opslaan van documentatie. In de vaak gebruikte folders staan ​​recent afgesloten contracten bovenaan. Hieronder staan ​​documenten met een eerdere deadline. Bij archivering daarentegen moet het eerste bovenaan staan ​​en het laatste contract hieronder.

5

Gebruik markeringen, labels, bladwijzers en andere kantoorbenodigdheden om de ene categorie visueel van de andere te scheiden. Zorg ervoor dat deze scheidingstekens duidelijk zijn gemarkeerd in de map. Dit zal het zoeken naar de benodigde documenten aanzienlijk vergemakkelijken.

6

Nadat alle contracten voor de levering van goederen op een geschikte manier in een map zijn opgesteld, moet u een documentenregister samenstellen. Neem het op de omslag of stop het in een map bovenop alle contracten. Laat lege regels in het register. Bij het invoegen van een nieuw contract dient u hierover informatie in het register in te voeren.