Onkostendeclaratie: hoe een document in te vullen

Elk document dat gebaseerd is op de ontvangst van geld vereist het juiste formulier. Als de organisatie de werknemer geld heeft verstrekt voor eventuele behoeften, is het noodzakelijk om voor hen te rapporteren door een onkostendeclaratie in te vullen.

Wie moet het onkostendeclaratie invullen

De directeur kan niet zomaar geld geven aan een organisatie voor welke werknemer dan ook. In eerste instantie moet een lijst worden opgesteld van werknemers die recht hebben op voorschotgeld met een daaropvolgend rapport. Hiervoor is het noodzakelijk om een ​​speciale bestelling op te stellen en af ​​te geven.

Als de ondergeschikte geld nodig heeft om zaken te doen, moet hij de directeur een verklaring in vrije vorm bezorgen. Het is verplicht om het vereiste bedrag en het doel waarvoor het geld wordt aangevraagd aan te geven. Als de directeur het eens is met de verklaring, ondertekent hij persoonlijk de verklaring en geeft hij aan hoeveel hij geld mag lenen en voor hoelang.

Het is belangrijk om aan te geven dat contant geld alleen kan worden verstrekt aan een werknemer die alle eerder ontvangen bedragen al volledig heeft verantwoord.

Soms heeft een werknemer een volmacht nodig, die namens de organisatie moet worden afgegeven volgens het vastgestelde model nr. M-2 of nr. M-2a. Deze formulieren werden in 1997 goedgekeurd door een resolutie van de Federale Staatsstatistiek van de Russische Federatie.

Voor het uitgegeven geld dat is uitgegeven op de boekhoudafdeling van de organisatie, moet een werknemer zich melden. Er is een bepaalde periode waarin het invullen en indienen van een onkostendeclaratie noodzakelijk is. Het is 3 dagen na het einde van de periode die door het hoofd van de organisatie op het aanvraagformulier is aangegeven.

Als er geld aan de werknemer is verstrekt voor zakenreizen, dan moet hij dit de volgende 3 werkdagen na terugkeer van een zakenreis melden.

Hoe de kosten worden bevestigd voor een onkostennota

Als de werknemer geld over heeft, kan hij het niet zomaar teruggeven aan de kassamedewerker. Eerst moet u alle documenten verzamelen die bevestigen dat het geld specifiek is uitgegeven voor de behoeften waarvoor ze zijn verstrekt. Dit kunnen contant geld- en goederencheques, kaartjes, kwitanties, handelingen en andere vormen van strikte rapportage zijn.

Na ontvangst van elk dergelijk document is het absoluut noodzakelijk om te controleren of de datum, het bedrag en de details leesbaar zijn.

Alle documenten aan de werknemer moeten aan de boekhouding worden gegeven.

Wat gebeurt er als het declaratierapport niet correct is ingevuld

Als een werknemer niet correct heeft gefunctioneerd of niet binnen 3 dagen een voorschot heeft ingediend, beschouwt de toezichthouder de ontvangen gelden als inkomen, waarover de verzekeringspremie en de inkomstenbelasting moeten worden geheven. Als de werknemer later toch alle benodigde documenten en een rapport verstrekt, moet de accountant een herberekening maken.

Een geautoriseerde medewerker van de organisatie mag het bedrag waarvoor geen melding is gedaan inhouden op het salaris van de medewerker.

Basisregels voor het opstellen van een onkostendeclaratie

De basis voor het aanleveren van het declaratierapport zijn de volgende regels:

1. Het onkostenrapport moet worden ondersteund door documenten die de bestede bedragen bevestigen.

2. Documenten moeten uiterlijk 3 werkdagen na het einde van de zakenreis, de door de manager aangegeven periode of vanaf het moment van werken na ziekte of vakantie worden ingediend.

3. Een rapport wordt opgesteld in een speciaal formulier nr. AO-1. Het is ook toegestaan ​​gebruik te maken van het declaratieformulier, dat is goedgekeurd door het hoofd van de organisatie.

4. Alleen de manager moet verantwoordelijk zijn voor het goedkeuren van het onkostenrapport.

5. De onkostendeclaratie wordt ingevuld door de medewerker die het geld heeft uitgegeven. Ook dient bepaalde informatie door de accountant te worden ingevuld.

In het declaratierapport moeten de volgende gegevens worden vermeld:

1. Informatie over het bedrijf dat het geld van de werknemer heeft uitgegeven.

2. Informatie over de werknemer die geld van de organisatie heeft ontvangen.

3. Het doel waarvoor het nodig is om geld te verstrekken aan een werknemer van het bedrijf.

4. Bedrag.

5. Gegevens over alle uitgaven met bevestiging.

6. Eventuele balans.

Aan het einde worden de medewerkers en medewerkers van de boekhoudafdeling, die geld hebben uitgegeven en de rest hebben ontvangen, ondertekend.

Op het onkostendeclaratie zijn geen postzegels vereist. Dit komt omdat het document intern is. En gaat niet verder dan de organisatie. Bovendien hebben alle juridische entiteiten, en niet alleen individuele ondernemers, sinds 2016 het volste recht om hun documenten niet te onderschrijven met hun stempels en zegels.

Het rapport wordt in één exemplaar ingevuld. Het maakt deel uit van de originele documentatie en mag niet worden verward met het ontwerp. Als het om de een of andere reden niet mogelijk was om vlekken of onjuiste vulling te vermijden, is het beter om een ​​nieuw formulier te nemen en het op een nieuwe manier in te vullen.