Hoe een aandeelhoudersvergadering te houden

De naamloze vennootschap is verplicht jaarlijks een algemene vergadering van aandeelhouders te houden. De jaarlijkse algemene vergadering wordt gehouden binnen de tijd bepaald in het charter van de vennootschap, maar niet eerder dan twee maanden na afloop van het boekjaar en niet later dan zes maanden. Een goede voorbereiding en het houden van een aandeelhoudersvergadering is een van de moeilijkste gebeurtenissen in het leven van een naamloze vennootschap.

Je zult nodig hebben

Federale wet "inzake naamloze vennootschappen"

Handleiding

1

Als u geen ervaring heeft met het voorbereiden van een aandeelhoudersvergadering, is het onwaarschijnlijk dat u vroeg of laat bepaalde onaangename verrassingen kunt vermijden. Welke belangrijke punten kunnen het leven van de organisator en leider van de samenleving overschaduwen? Ten eerste kan de ongeletterde organisatie van een aandeelhoudersvergadering ertoe leiden dat aandeelhouders claims indienen wegens schending van de procedure voor het houden van dit evenement.

2

Onjuiste voorbereiding van documenten leidt tot het zogenaamde besluitfalen. Een van de ergste gevolgen van analfabeet voorbereidend werk en organisatorische mislukkingen is de overname van de onderneming.

3

Er moet aan worden herinnerd dat de algemene vergadering van aandeelhouders van de onderneming uiterst belangrijke kwesties van haar activiteiten oplost, bijvoorbeeld de verkiezing van de raad van bestuur en de raad van commissarissen, de verkiezing van het auditcomité en de goedkeuring van de auditor. Zo is de algemene vergadering het hoogste bestuursorgaan van de naamloze vennootschap.

4

Elke aandeelhouder heeft het recht om deel te nemen aan een dergelijke vergadering met stemrecht over alle aangelegenheden die onder zijn bevoegdheid vallen. Het specifieke competentiekader van de algemene vergadering van aandeelhouders wordt bepaald en beperkt door de federale wet "op naamloze vennootschappen".

5

Bij de voorbereiding van de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering dient bijzondere aandacht te worden besteed aan de goedkeuring van de jaarverslagen, de financiële staten, met name de winst- en verliesrekeningen van de onderneming. Een van de belangrijkste punten die voor elke aandeelhouder van belang is, is de kwestie van de winstverdeling, inclusief de betaling van dividenden over het boekjaar.

6

Die algemene vergaderingen, die afzonderlijk en ongeacht de jaarlijkse worden gehouden, worden als buitengewoon beschouwd.

7

De specifieke kenmerken van de voorbereiding en het houden van zo'n cruciaal evenement als de algemene vergadering van een naamloze vennootschap zijn afhankelijk van vele factoren, waaronder het aantal aandeelhouders en hun kwalitatieve verdeling. Om er volledig op te kunnen vertrouwen dat de vergadering op een hoog niveau zal plaatsvinden en volledig in overeenstemming met formele procedures, dient het hoofd van de onderneming contact op te nemen met professionele advocaten. Het advocatenkantoor zal helpen bij het opstellen van een pakket documenten, zal helpen bij het opstellen van de notulen van de vergadering van de Raad van Bestuur over de bijeenroeping van de vergadering, uittreksels uit het register van aandeelhouders en andere handelsdocumenten, zonder welke de vergadering ongeldig kan worden verklaard.

Handig advies

Aanvullende bron:

Federale wet van 26 december 1995 nr. 208-FZ "op naamloze vennootschappen"

Voorbereiding en houden van algemene vergaderingen van aandeelhouders