Hoe een auditrapport op te stellen

In elke organisatie vindt ten minste eenmaal per jaar een audit plaats, aan het einde waarvan een handeling wordt geschreven. Dit is een document dat het feit van de audit aantoont, het is samengesteld door meerdere personen tegelijk die materiële verantwoordelijkheid dragen of bevoegd zijn om bij de inventaris aanwezig te zijn. Sommige bedrijven hebben hun eigen formulieren voor het schrijven van een auditrapport, in welk geval het voldoende is om gewoon de verplichte velden in te vullen. Als er geen vorm is, moet u deze zelf schrijven.

Je zult nodig hebben

• Vorm van handelen, indien van toepassing;

• Ontwerpnotities die tijdens de audit zijn geschreven;

• Commissie van drie personen;

• Toepassingen (indien nodig).

Handleiding

1

Op basis van de resultaten van de audit worden het auditcertificaat en de inventaris ingevuld. Elke handeling wordt voltooid door ten minste drie verantwoordelijke personen. Voordat u met de audit begint, maakt u een commissie aan, deze vult deze handeling in.

2

Houd conceptnotities bij (ze geven de actuele informatie weer, bevatten kwantitatieve indicatoren) die u tijdens de audit maakt, stel een handeling op op basis daarvan.

3

Voer de vereiste gegevens van de handeling in: de naam van de organisatie, de naam van het type document (ACT). Er moet een datum zijn (hier is de datum waarop het document is opgesteld, als de wet is opgesteld aan het einde van de audit, die enkele dagen heeft geduurd, vermeld de periode van de audit in de tekst van de wet) en het registratienummer van het document. Geef de plaats van compilatie aan, maak een kop naar de tekst. De titel van de handeling moet beginnen met de woorden: "Act of audit".

4

Schrijf de tekst van de handeling. Het moet uit twee delen bestaan, het inleidende deel beschrijft op welke basis de audit werd uitgevoerd. Dit kan een regelgevingsdocument, een administratief document of een contract zijn met de datum en het nummer. Let hier op de samenstelling van de commissie, geef de voorzitter aan. Schrijf in het grootste deel over de methoden en voorwaarden van het verrichte werk, markeer de vastgestelde feiten en vergeet ook de conclusies en suggesties niet. U moet ook conclusies schrijven op basis van de resultaten van de audit.

5

Vergeet aan het einde van de handeling niet de handtekeningen van de commissie te plaatsen, helemaal aan het einde het aantal gemaakte kopieën en hun geadresseerden. Het aantal exemplaren van de auditwet varieert, afhankelijk van het aantal geïnteresseerde partijen naar wie deze wet is verzonden. Bovendien wordt het bedrag meestal bepaald door de wettelijke documenten van de organisatie.

6

Nadat u het aantal exemplaren van de handeling hebt aangegeven, schrijft u over welke bijlagen er eventueel zijn.

Let op

De wet treedt in werking na ondertekening van het document door alle leden van de commissie.

Als er een lid van de commissie is die het niet eens is met de inhoud van de wet, moet hij de wet ondertekenen onder voorbehoud van zijn meningsverschil.

Handig advies

Bij het ondertekenen van het auditcertificaat moet niet alleen de achternaam, de naam, de patroniem worden vermeld, maar ook de functie, indien nodig, de werkplek van de verantwoordelijke personen.

Als het auditcertificaat moet worden goedgekeurd door een hoger management, wordt een passend stempel uitgegeven voor goedkeuring.

hoe een gegevensdocument op te stellen