Hoe een procesbenadering te implementeren

Met de implementatie van een kwaliteitsmanagementsysteem worden we allemaal geconfronteerd met de basisvereiste van ISO 9001-2008 over de toepassing van een procesbenadering door de organisatie op de organisatie. Implementatie van de procesaanpak vergt merkbare inspanningen van de organisatiemanager, maar het effect van deze implementatie blijft niet onopgemerkt.

De eerste stap is om het werk van de hele organisatie te presenteren als een combinatie van verschillende soorten activiteiten om de verwachtingen, behoeften en eisen van hun klanten om te zetten in de producten (diensten) die ze nodig hebben. Om ervoor te zorgen dat het werk van de organisatie harmonieus is en tot de gewenste resultaten leidt, moeten alle activiteiten van de organisatie worden weergegeven als processen die inputs (materialen, informatie, enz.) Transformeren in outputs (producten, diensten, verwerkte informatie, enz.).

Voor elk geselecteerd proces is het noodzakelijk om te bepalen met welke middelen (geld, materiaal, mens, enz.) Het moet worden voorzien en wat het specifieke resultaat van elk proces moet zijn. Met betrekking tot de resultaten van het proces moet worden opgemerkt dat hoe duidelijker de eisen voor het resultaat worden geformuleerd, hoe gemakkelijker het voor medewerkers zal zijn om te beseffen in hoeverre zij bijdragen aan de activiteiten van de organisatie en hoe transparanter het gehele organisatiebeheersysteem zal zijn.

Om procesbeheersing te garanderen, wordt een proceseigenaar toegewezen. De eigenaar van het proces is de persoon die het proces beheert en is verantwoordelijk voor het bereiken van het gewenste resultaat van het proces.

Om de mogelijkheid van continue verbetering van de activiteiten van de organisatie te waarborgen, is het noodzakelijk om vooraf de mogelijkheid van accumulatie en systematische analyse van gegevens over de effectiviteit en efficiëntie van processen te bieden.

Nadat het methodologische deel van het werk aan de implementatie van de procesbenadering is voltooid, kunt u beginnen met praktische stappen. Allereerst is het noodzakelijk om de personeelsleden op de juiste manier te briefen over de procesbenadering, eisen te stellen aan de resultaten van de processen, ervoor te zorgen dat het personeel de relatie van alle processen van de organisatie en het belang van elk proces in de algehele resultaten van de organisatie begrijpt.

Om ervoor te zorgen dat het personeel wordt betrokken bij het proces van continue verbetering van de activiteiten van de organisatie, is het de moeite waard om vooraf een geschikt personeelsmotivatiesysteem uit te werken, zodat het personeel de vereiste procesresultaten behaalt.