Hoe de balans van een organisatie invullen

De balans van een onderneming is een geordende groepering van activa en bronnen van hun vorming (passiva) in een geldelijke waarde op een bepaalde datum. Dit is een van de belangrijkste meldingsvormen van de organisatie. Balansindicatoren kenmerken de financiële positie van de onderneming. De totstandkoming van dit document is een vrij langdurig en complex proces, waarvoor een grote lijst van boekhoudkundige werkzaamheden nodig is.

Handleiding

1

Alvorens de balans op te stellen, voeren organisaties voorbereidende werkzaamheden uit, waaronder een inventaris van onroerende goederen en passiva en opheldering van rekeningsaldi, aanpassingen van de waarde van activa en passiva, de vorming van fondsen en reserves, de identificatie van het uiteindelijke financiële resultaat en de opstelling van een omzetfiche, inclusief alle corrigerende posten. Al deze procedures worden uitgevoerd bij de vorming van de jaarlijkse balans. De resterende saldi worden samengesteld op basis van boekhoudkundige gegevens.

2

De balansprocedure is strikt gereguleerd. Als er geen indicatoren zijn voor de afzonderlijke artikelen of voor de artikelen van andere vormen van financiële verslaggeving, worden de overeenkomstige regels doorgestreept. In de vorm van een door de organisatie zelf ontwikkelde balans kunnen dergelijke lijnen volledig worden uitgesloten.

3

Als de indicatoren van inkomsten, uitgaven, activa, passiva of bedrijfsactiviteiten significant zijn en zonder deze indicatoren is het onmogelijk om de financiële toestand van de organisatie correct te beoordelen, dan worden ze afzonderlijk gepresenteerd. Als elk van de indicatoren afzonderlijk niet significant is en de mening van geïnteresseerde gebruikers van de financiële overzichten niet kan beïnvloeden, kunnen ze worden gegeven door het totale bedrag. Maar tegelijkertijd moet er toelichting zijn in de toelichting op de balans.

4

Bij de opstelling van de balans moet er rekening mee worden gehouden dat de informatie die erin aan het begin van het jaar is vermeld, moet overeenstemmen met de gegevens van eind vorig jaar. De rapportagedatum voor de balans wordt beschouwd als de laatste kalenderdag van de rapportageperiode. Alle balansposten moeten worden ondersteund door een inventaris van eigendommen, verplichtingen en schikkingen.

5

Activa en passiva worden in de balans van de organisatie weergegeven volgens de circulatie- (aflossings-) termijn: korte en lange termijn. Kortlopende activa en passiva omvatten activa met een looptijd van maximaal 12 maanden vanaf de rapportagedatum. De resterende activa en passiva worden als lange termijn beschouwd.

6

De balans is samengesteld op basis van gegevens uit de boekhoudregisters: omzetblad, orderportefeuilles, aanvullende overzichten. Ze vormen op hun beurt het grootboek. Omzetten, die daarin zijn aangegeven, zijn indicatoren van de balans van de onderneming.