Hoe papierwerk te organiseren

Papierwerk - werk met documenten en documentatieondersteuning voor het management in deze specifieke organisatie, geregeld door GOST R 51141-98 "Papierwerk en archivering. Termen en definities." Organisatie van kantoorwerk is de organisatie van registratie, opslag en gebruik van inkomende, uitgaande en interne documenten in de huidige activiteiten van de onderneming.

Handleiding

1

Bepaal bij het organiseren van administratief werk of uw bedrijf, organisatie, geografisch afgelegen eenheden of vestigingen rekening houden met dit feit en overweeg een mechanisme voor interactie met deze eenheden. Het administratieve systeem daarin moet identiek zijn aan het hoofdkantoor om problemen tijdens registratie en papierwerk te voorkomen.

2

Bedenk welke van de bestaande vormen van papierwerk je gaat gebruiken: centraal, gemengd of decentraal. Hun keuze bepaalt de structuur van de onderneming (of het nu geografisch afgelegen eenheden heeft) en de technische uitrusting van de kantoorbeheerservice. Als deze service klein is en technisch niet wordt verleend, wordt een deel van de functies overgedragen aan eenheden. In dit geval vindt er gemengd papierwerk plaats. Indien deze dienst is voorzien van al het nodige personeel, technische en softwaretools, wordt deze vorm van administratie gecentraliseerd.

3

Selecteer in elke structurele eenheid een speciale personeelseenheid die het papierwerk zal uitvoeren. Indien dit niet mogelijk is, benoem dan een andere medewerker die de uitvoering van zijn hoofdtaken zal combineren met de functie van griffier.

4

Bepaal het aantal en de nomenclatuur van zaken, waaronder alle inkomende, uitgaande en interne documenten. Zijn dit documenten van een hogere (ouder) organisatie, dan worden ze ter overweging voorgelegd aan het hoofd; documenten van ondergeschikte organisaties moeten ter overweging worden voorgelegd aan het adjunct-hoofd dat met hen samenwerkt. Daarom appelleert de burger - aan die plaatsvervanger, die de plicht heeft met de bevolking samen te werken.

5

Nadat u de cirkel van correspondenten hebt geïdentificeerd, maakt u een classificator waarmee u onmiddellijk kunt bepalen tot welke correspondentengroep dit document behoort. Wijs bijvoorbeeld code 01 toe voor overheidsinstanties, code 02 voor brieven van een hogere organisatie, code 03 voor leveranciers, code 04 voor klanten, enz. Dit zal helpen bij het stroomlijnen van de verplaatsing van documenten binnen de organisatie.

6

Beslis in welke vorm de workflow zal worden uitgevoerd - in tijdschrift of kaart. Beide formulieren zijn geïmplementeerd in speciale elektronische documentbeheerprogramma's. Als je zo'n programma nog steeds niet kunt kopen, gebruik dan elektronische documentregistratiejournalen; ze kunnen in Excel worden uitgevoerd.